Cómo evitar que tus correos acaben en la carpeta de spam

Los filtros antispam son muy útiles: antes de que existieran, llegaban al buzón decenas de mensajes no solicitados. Las bandejas de entrada se saturaban de publicidad molesta, enviada de manera simultánea y masiva, o incluso de mensajes fraudulentos remitidos por ciberdelincuentes. Para acabar con esta molestia, que llegaba incluso a colapsar las cuentas, las empresas proveedoras de servicios de internet (ISP) como Outlook o Gmail crearon los filtros, unos algoritmos con las condiciones para incluir un mensaje en la categoría de 'no deseado'. Cada ISP tiene su algoritmo y no suelen revelar en qué consiste, por lo que no hay unos criterios fijos y pueden acabar considerando spam, por ejemplo, una 'newsletter' a la que se haya suscrito el propietario de la cuenta.

¿Qué decide si un correo termina en el purgatorio de los mensajes no deseados o se 'salva' de ese triste destino? He aquí algunos detalles que los expertos coinciden en señalar como relevantes.

Hay que asegurarse de que el contenido del email es de calidad y adecuado. También debe estar diseñado de forma que se lea bien tanto en la pantalla de ordenador como en el móvil, y es recomendable que sea sencillo y directo. Cuanto más interactúen los destinatarios con el correo (abriéndolo, contestando, pulsando sobre algún enlace que contenga o reenviándolo), mejor será la reputación IP y, por tanto, menos probabilidades habrá de acabar en la carpeta de spam.

Si el receptor se inscribió en una lista de correo pero quiere darse de baja, hay que facilitarle el trabajo, aunque duela: de otra manera, te arriesgas a que marque la dirección desde la que se envía la 'newsletter' como spam y esto acaba perjudicándote. Conviene incluir en el correo un enlace para borrarse y que el proceso sea sencillo. Se puede aprovechar para preguntar al suscriptor si se va porque no le interesan los contenidos o por alguna otra razón.

Cuida el asunto del mensaje. Se entiende la tentación de incluir alguna palabra llamativa para animar a que el receptor abra el correo, pero puede sentirse engañado y marcar el mensaje como spam, lo que, si sucede muchas veces, puede afectar a la reputación IP. Nada de palabras como 'urgente', 'factura', 'gratis' o 'premio', ya que son reclamos utilizados habitualmente por el spam y los ciberdelincuentes. También hay que poner atención a la hora de redactar el mensaje para que no incite a abrir un enlace con urgencia, no esté escrito en mayúsculas y no incluya muchos signos de exclamación y de interrogación, ya que son estrategias que usan los correos de 'phishing' y suelen llamar la atención de los filtros de spam. Es conveniente comprobar que no hay demasiadas imágenes insertas en el texto ni se han adjuntado muchos archivos, ya que el filtro puede considerarlos malware o spam.

Si envias demasiados mensajes a la vez, tal vez te aparezcan avisos señalando que has superado el tiempo de espera o que hay demasiadas conexiones desde la IP, lo que puede indicar que los ISP están limitando los correos, y esto también afecta a la reputación IP.

Conviene mantener la lista de contactos actualizada y eliminar a quienes se hayan dado de baja, para que los correos no lleguen a gente que ya no quiere recibirlos.

A veces, los servicios de márketing utilizan una dirección IP compartida que se ha empleado para enviar spam y que, por tanto, los ISP han registrado como fuente de correo basura. Si tienes una empresa, un dominio específico (en lugar de uno genérico que sea @outlook o @gmail) transmite una imagen más profesional y seria y hace más difícil que tus mails acaben entre el correo no deseado. Para que esta medida sea eficaz, es importante conseguir las autenticaciones SPF, DKIM y DMARC, unas herramientas que verifican la identidad de los remitentes y protegen a los destinatarios. SPF (Sender Policy Framework o Marco de Política de Remitente) crea una lista de servidores autorizados para enviar correos desde un dominio web, DKIM (DomainKeys Identified Mail o Claves de Dominio de Correo Electrónico) incluye dos cifrados para garantizar que el correo es autorizado y fiable y DMARC (Message Authentication, Reporting and Conformance o Autenticación, Informes y Cumplimiento de Mensajes) protege el dominio frente a un uso no autorizado.

Además de seguir todas estas recomendaciones, se puede comprobar la posibilidad de que una 'newsletter' acabe en la carpeta de spam utilizando la herramienta online gratuita mail-tester.com. Solo hay que enviar el mensaje a la direcciónde correo que se indica en la web y ver qué puntuación le asigna.