Digital y accesible: la guía del nuevo registro horario que tendrán que implantar las empresas

La principal novedad que incorporará este nuevo sistema es que deberá ser obligatoriamente digital, eliminando así la posibilidad de llevar a cabo el registro en papel y boli, una fórmula que emplean todavía la mayoría de pymes. El texto detalla que «todas las empresas garantizarán el registro diario de la jornada de trabajo realizada por cada persona trabajadora en su lugar de trabajo, por medios digitales». Asimismo, este sistema deberá ser «objetivo, fiable y accesible».

Por una parte, deberá reflejar la información de manera «imparcial, perceptible e indiscutible». Será fiable si los asientos (los datos volcados), una vez practicados, no pueden ser modificados «sin la autorización de la empresa y de la persona trabajadora» y en caso de modificaciones, deberá reflejar «una huella clara e indeleble» de los cambios realizados y de su autoría. Por último, será accesible si todas las personas que deben realizar asientos o disponer del contenido del registro pueden hacerlo de manera «sencilla», con facilidad de uso y «asegurando la igualdad y no la discriminación» en el acceso de las personas usuarias.

El sistema de registro deberá garantizar «el derecho a la intimidad y a la protección de datos», de acuerdo con los principios de «minimización, idoneidad, necesidad y proporcionalidad». Este es, precisamente, uno de los puntos más controversiales del nuevo sistema, ya que ha generado quejas por parte de empresas como patronales por la complejidad de cumplir con este apartado. El texto indica que las compañías deberán asegurar que el registro «no se ubique en zonas de acceso público ni encontrarse accesible a personas distintas de las que deban realizar cada asiento».

El sistema deberá registrar la siguiente información: la identificación de la persona trabajadora, con los datos personales imprescindibles para ello; la identificación del régimen de jornada, a tiempo completo o a tiempo parcial, con indicación del horario de trabajo y, en su caso, el porcentaje de parcialidad. Igualmente, deberá especificarse el horario concreto de inicio y finalización de cada jornada de trabajo, con indicación de la hora y minuto en el que se producen. Asimismo, también se especificará el horario concreto de cada pausa, dentro de la jornada, «que no tenga la consideración de tiempo de trabajo efectivo». Por su parte, el sistema deberá registrar si la jornada se realiza de manera presencial o a distancia.

También se deberá indicar el horario concreto de inicio y finalización de los tiempos de espera y de los tiempos a disposición de la empresa cuando no se considere tiempo de trabajo efectivo, además del horario concreto de las interrupciones del disfrute del derecho a la desconexión. Por último, se deberá identificar las horas trabajadas como consecuencia de la aplicación de fórmulas de conciliación, flexibilidad o distribución irregular de la jornada, y la empresa estará obligada a detallar la información totalizada diaria y mensual de la jornada realizada por cada trabajador.

En el caso de que la persona trabajadora haya realizado horas extra, la compañía deberá indicar si se compensarán por descanso o se retribuirán, así como si resultan horas trabajadas para prevenir o reparar siniestros y otros daños extraordinarios y urgentes.

El texto articulado subraya que cada asiento deberá practicarse de forma «libre, personal, directa e inmediata» al comenzar y al finalizar cada situación de obligatorio registro. En el caso de querer modificar los asientos practicados, deberá efectuarse con la autorización de la empresa y del trabajador afectado. Asimismo, la compañía tendrá que garantizar que cada asiento y modificación se realice «libremente, en ausencia de todo tipo de condicionamiento o presión» sobre la persona trabajadora. También especifica que, si por alguna incidencia técnica, debidamente motivada y justificada, se imposibilita el registro digital, «ésta se realizará por otro medio, debiendo a posterior y en cuanto sea posible, pasar los asientos a soporte digital».

Las empresas deberán asegurar la conservación de los asientos realizados durante cuatro años, detalla el texto.

La empresa deberá disponer de un registro que permita que los trabajadores puedan consultar y obtener copia de sus registros y modificaciones, «en cualquier momento y de forma inmediata, al menos, en su lugar de trabajo». La empresa también deberá entregar, junto con el recibo de los salarios, una copia del resumen correspondiente al período fijado para el abono de las retribuciones. También deberá permitir que la representación legal de las personas trabajadoras pueda consultar y obtener copia de todos los asientos y modificaciones, en cualquier momento y de forma inmediata, en el centro de trabajo.

El real decreto establece que, con el fin de monitorizar la actividad de los trabajadores, el sistema de registro deberá permitir el acceso de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en cualquier momento y de forma inmediata, de manera remota y presencial en los centros de trabajo. De igual manera, la información del registro y sus copias deberán figurar en un formato tratable, legible y compatible con los formatos y sistemas de uso generalizado.

La empresa, previa información y consulta de la representación legal de las personas trabajadoras, elaborará un protocolo de organización y documentación del registro de jornada, en el que se concretará, como mínimo: el procedimiento para practicar los asientos y sus modificaciones, la información que debe quedar reflejada en dichos asientos, teniendo en cuenta que los datos personales sean los imprescindibles para la finalidad del registro, así como un sistema de evaluación periódica del funcionamiento del registro en el que participen, al menos, la empresa y la representación legal de las personas trabajadoras.

En este caso, la compañía estará obligada a garantizar que todas las personas trabajadoras que deban acceder al registro o realizar asientos cuenten con formación e información adecuadas, suficientes y actualizadas sobre el protocolo previsto en el apartado anterior y sobre el funcionamiento y el manejo del sistema de registro. «El tiempo dedicado a esta formación e información será considerado como tiempo de trabajo a todos los efectos y su coste no podrá recaer en ningún caso sobre las personas trabajadoras», aclara el texto.

Estos son, a grandes rasgos, los requisitos que incluirá el nuevo registro digital para las empresas. Sin embargo, una de las cuestiones que no aborda el texto es la modificación de las sanciones por incumplimiento. Al tratarse de un real decreto que no precisa de aval parlamentario, el Gobierno central no podrá aumentar las multas, que seguirán oscilando en una horquilla entre los 635 euros hasta los 7.500 euros por empresa, y no por cada trabajador que tenga esa empresa, un cambio que sí que contemplaba el proyecto de reducción de jornada.