Claves para que las empresas sean más productivas

La inscripción es gratuita a través de la web de Cámara Granada. La iniciativa está promovida por Cámara Granada y Acelera pyme y se llevará a cabo en el Digital Business Hub Granada (Camino de Ronda). David Pérez con un perfil técnico, asesora y crea productos para automatizar procesos en las empresas. «No solo debemos velar por la digitalización de nuestras empresas, sino también que las diferentes aplicaciones estén totalmente conectadas en todos nuestros procesos. Además de pensar siempre en digital», esgrime Pérez, que dará claves a los negocios para ser más productivos. Las pequeñas tareas diarias como dar de alta clientes, dar de alta pedidos de la web, crear facturas manuales, alta de un contacto de una web en tu programa de gestión de clientes, son horas silenciosas que se realizan a lo largo de la semana que son «muy improductivas», según el experto. Así, alerta que en todo este proceso hay una palabra «mágica», aunque técnica, que las empresas tienen que pedir a sus proveedores de software. La palabra es API: un método de programación que permite a las diferentes aplicaciones hablar entre ellas haciendo un trabajo intermedio de conexión.

Los ejemplos

Hay infinidad de ejemplos. Crear un formulario de alta de cliente, con datos fiscales y bancarios, y al enviarse, que rellene el SEPA, se genere el PDF legal necesario y a su vez, se da de alta es uno de ellos. Otro, en caso de tener tienda online, permite conectar los productos para tener los precios y stock actualizados, además de enviar los pedidos para que se genere la correspondiente factura. Otra opción que facilita es crear un formulario de matriculación de una escuela, que tenga todos los condicionantes como el NIF obligatorio, y diferentes selecciones. Esto asegura que los usuarios rellenan los datos necesarios. «Se nos puede ocurrir infinidad de ejemplos donde trámites administrativos sin valor se hacen automáticamente por el usuario», detalla.

El especialista aclara que se pueden utilizar aplicaciones genéricas que permiten conexiones entre software populares, como Zapier, Make.com o encargarlo a una empresa o programador para que realice dicha conexión. «Piensa que amortizarás dicha conexión muy pronto por las horas silenciosas además de tener una mejora operativa», detalla Pérez.

¿Solo 30 minutos?

En la era actual, no se entiende, según este profesional, que se dediquen recursos a realizar tareas repetitivas que no generan valor para la empresa. «Es más, de hecho, afecta negativamente a la rentabilidad si no se realiza correctamente además de poder afectar al posible crecimiento, ya que genera un problema de administración importante», valora. Hay quien minimiza la importancia alegando que esas tareas repetitivas no digitalizadas solo lleva 30 minutos al día. «¿Pero y si multiplicamos esos 30 minutos por 7 días y 50 semanas aproximadamente? Eso son 175 horas que podría ser perfectamente una nómina mensual de un empleado», advierte. De ahí el valor de tener automatizadas estas tareas.

Como acciones prácticas aconseja que partir de aplicaciones que estén en la nube, esto es conectadas a internet, para poder interactuar con ellas. «Las empresas se gestionan con un software denominado ERP, que permite la gestión integral de la empresa no sólo en términos de facturación, sino también de contabilidad, presupuestos, gestión de clientes, conciliación bancaria, etcétera», relata.

«También para la gestión de clientes hay aplicaciones especialmente pensadas como el CRM, que es una herramienta digital diseñada para ayudar a las empresas a gestionar y mejorar sus relaciones con clientes, clientes potenciales y contactos relevantes como proveedores o socios», concluye Pérez.