Los negocios salen de los despachos

Trasladar los contactos empresariales al otro lado de la oficina ofrece ciertas ventajas. De hecho, en opinión de Ian Brownlee, socio director de la consultoría de comunicación y negociación Brownlee & Associates, «las reuniones son más eficaces si puedes sacar a las personas de su entorno habitual». Por un lado, garantiza una mayor confidencialidad. Aunque los empleados de la firma desconozcan el contenido del encuentro, la rumorología funciona. Por otro, se asegura una mayor neutralidad en la negociación. «Si trabajas en tu terreno, la otra persona está en desventaja», apunta Brownlee.

Además, según este experto, el ambiente cambia en favor de un mejor entendimiento. Así, cuando se negocia en torno a una mesa de trabajo, cada parte implicada se coloca a un lado, «como enfrentados o atrincherados». El acuerdo se plantea de esta forma en términos de «batalla» entre dos contrarios. Una situación que no se da en otros espacios, donde nadie tiene su asiento reservado y donde el lugar permite una mayor relajación. «En la oficina hay que mantener una fachada. Si eres director tienes que conservar ese rol delante de los empleados. Si estás en otro lugar, tienes ese rol, pero no has de demostrarlo. Te permite ser más humano y que la comunicación sea más fluida», señala.

Y es que las empresas evolucionan hacia una mayor humanidad. No sólo importan las cifras, sino el equipo y las relaciones personales, una tendencia que se traslada a las negociaciones. «El objetivo es llegar a un acuerdo que satisfaga a ambas partes, no en el que uno gane y otro pierda», explica Brownlee. Y en este sentido, los contactos en restaurantes, cafeterías o campos de golf favorecen el acercamiento. «Si caes bien al otro, tienes un punto a tu favor», añade Pedro García.

No bajar la guardia

Pero no hay que bajar la guardia en ningún momento. El director de Standby Consultores advierte de que estos encuentros distendidos, sin la autoridad que impone un despacho, se prestan a que los altos ejecutivos hablen más de la cuenta y revelen ciertas debilidades de su empresa, lo que «puede dar ventajas en la negociación al contrario y perder la oportunidad de cerrar un buen trato». Por eso, este experto recomienda salir de la oficina sólo para los primeros contactos, donde fijar las líneas del convenio, pero nunca para el momento final de la firma. Una vez rubricado el acuerdo, sí es el momento de celebrarlo con una copa. Para Brownlee, hay una máxima en las reuniones de trabajo: «Nada es 'off the record'; lo que digas, ahí queda».

EN LOS HOTELES

Confidencialidad y ambiente distendido

Por las mañanas, las chaquetas y corbatas proliferan en los céntricos hoteles de las grandes ciudades. Sus salones son punto de encuentro habitual para reuniones internas de las empresas o cursos de formación. Y, entre tanto, sus cafeterías son un lugar idóneo para una cita discreta entre hombres de negocio. «Hay tratos en los que no se debe saber ni tan siquiera dónde se han cerrado», comenta Jorge González, director del hotel AC Málaga Palacio. Los hoteles garantizan esa confidencialidad, en un ambiente distendido que se presta a la comunicación y al trabajo, acompañado de un café o una copa. En el interior del establecimiento malagueño, se reúnen empresarios con sindicatos, se realizan entrevistas, se entablan negociaciones de diversos sectores y se firman hasta divorcios. «Es un lugar neutral», explica González.

Conocedores de la demanda que existe en las principales ciudades de este tipo de espacios, el Málaga Palacio reformó hace dos años su interior para instalar una zona conocida como 'La biblioteca'. En una plataforma elevada, el hotel dispone de seis amplias mesas de trabajo con ordenadores portátiles, conexión wi-fi gratuita (en toda la sala) y servicio de cafetería. «Está pensado para el trabajo, con espacio para desplegar planos o informes», apunta González. La cadena AC puso en marcha esta experiencia piloto en el hotel Cuzco de Madrid, y la respuesta de la clase empresarial sorprendió. «Hubo días con colas en la Castellana para coger una mesa», observa González.

En Málaga, 'La biblioteca' ya tiene clientela fija. «Es un lugar agradable, discreto y apacible para ciertas reuniones», considera Teresa Rubio, directora de la oficina de Randstad en Málaga. En su opinión, «mejora los acuerdos porque permite convertir una negociación que podría ser tensa en una conversación distendida».

EN CAMPOS DE GOLF

Conocer mejor al cliente tras una partida

Dicen que los cargos intermedios juegan al pádel; y los altos ejecutivos, al golf. Puede ser un mito, pero lo cierto es que en los campos son muchos los directivos que cambian la chaqueta por los palos. Y no dejan de trabajar. El objetivo en este caso no es cerrar el acuerdo, sino allanar el camino: conocer al cliente, agasajarle, orientarlo a su favor... Eso sí, durante la partida está prohibido hablar de negocios, ni tan siquiera en el tan conocido Hoyo 19. Sólo después de jugar y de comentar la jornada, la cafetería, la terraza o el restaurante del campo de golf son los lugares propicios para entrar en materia. «Las cuatro o cinco horas de juego ayudan a ganarse la confianza del cliente y a crear empatía, con eso tienes parte del negocio asegurado», sostiene Miguel Barboteo, vocal del Real Club de Campo de Málaga.

El golf «es un elemento de cohesión para generar contactos personales y profesionales sólidos», como asegura Antonio Nieto, director de la consultora Gestain y de la empresa de publicidad Ad In The Hole. A raíz de su afición a este deporte, ha establecido contactos empresariales fortuitos y otros buscados. «Es una manera de dar un plus de satisfacción en una relación profesional; si al cliente le gusta este deporte, agradece muchísimo una invitación», precisa.

Y de manera indirecta, es un modo de poner a prueba al otro: tal y como uno se comporta en el campo, así es en la vida. «Este deporte tiene unas reglas que hay que cumplir, y con eso se ve si eres una persona ética. Es una forma de medir la sinceridad», constata Barboteo.

EN OFICINAS DE ALQUILER

Neutral y en cualquier parte del mundo

Por 15 euros al día, dispone de una oficina totalmente equipada en mil Business Centre repartidos en 450 ciudades de 75 países. El grupo Regus se adapta con esta oferta a las nuevas formas de trabajo, que demandan un lugar adecuado para reunirse cuando no se puede o no se quiere celebrar una cita en la empresa. Además, los constantes viajes de los ejecutivos hacen necesarios sistemas que permitan contar con un despacho en Berlín el lunes, en París el martes y en Marbella el miércoles. La flexibilidad es el punto fuerte de estos centros de negocios, y la confidencialidad y la neutralidad son factores que juegan a su favor.

Según un sondeo del grupo Regus, el 52% de los directivos trabaja de tres a cinco horas a la semana fuera de su despacho y en lugares públicos. El 35% de ellos reconoce haber visto documentos profesionales de otros altos ejecutivos, incluso un 19% admite haber utilizado datos profesionales que ha oído en espacios públicos. Y un dato cuanto menos sorprendente: el 16% confiesa que alguna vez ha trabajado desde un baño público.

EN RESTAURANTES

Hablar de trabajo en torno a un buen plato

El restaurante es el centro de negocios clásico fuera de la empresa. En torno a un buen plato, se gestan muchos acuerdos empresariales, o simplemente se establecen los primeros contactos. De hecho, el sondeo del grupo Regus revela que el 65% de los ejecutivos dice haber trabajado en un restaurante y el 51%, desde bares. Pero en estos encuentros distendidos, más que nunca, hay que tener cuidado «con lo que se dice y cómo se dice». Por ello, los expertos en negocios recomiendan prescindir del alcohol, o ser moderados en su consumo.

Ian Brownlee aporta algunas claves para hacer de estas citas reuniones fructíferas. En almuerzos numerosos, aconseja observar como primer paso. «Hay que averiguar quiénes son las personas importantes, con más poder (por jerarquía o influencia) y los llamados 'cuerpos calientes' (aquellos que acuden a la comida como refuerzo emocional)», enumera. Generalmente, el 'jefazo' está rodeado de sus ayudantes, por lo que la opción más factible será intentar acceder a un cargo influyente. «Si dedicas tu tiempo a una persona que no tiene poder, puedes estar malgastando el tiempo de todos», asevera.

La comida no debe extenderse en exceso. Una hora y cuarto es el tiempo aconsejado por este experto, que además opta por eliminar las sobremesas. «Es cuando se bebe y se fuma más, la gran mayoría de las meteduras de pata ocurren durante ese tiempo», alerta.

Este especialista en comunicación no verbal -que representa más de la mitad de la comunicación- recomienda adaptar las comidas al perfil del cliente o de la empresa con la que se busca cerrar un trato. Científicos, contables y auditores (del grupo de los 'auditivos') preferirán una comida rápida sin lujos, todo lo contrario que los profesionales vinculados al mundo de la salud (generalmente 'kinestéticos'). Los más jóvenes (del bando de los 'visuales', acostumbrados a tomar decisiones en el momento) se sentirán cómodos en un almuerzo informal, incluso en un buffet «donde no se pierda tiempo».